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Productivité

Comment être plus productif grâce à la technologie et la prise de note ?

Publié par Luc Gireaud

Le 3 Juillet 2023

10 minutes

Chercher une information, la mettre en pratique, l'oublier 1 mois après et perdre du temps à rechercher cette connaissance. Telle est la vie de nombreux d'entre nous, notre temps est précieux et il est nécessaire d'améliorer notre manière d’assimiler nos connaissances.


Productivité grâce à la technologie et aux notes

Introduction

Lorsque on souhaite entreprendre, il est nécessaire d'avoir une bonne base de compétences dans plusieurs domaines. Il est parfois très long d'assimiler ces connaissances qui ne seront pas forcément utiles immédiatement. C'est ce que je vais aborder en parlant du Second Cerveau.


Je l'ai découvert en lisant un livre de Tiago Forte : Building a second brain (Faire un second cerveau pour ceux qui sont fâchés avec l'anglais 😉).


Il fait partie de ma liste de livres à absolument lire dans sa vie.

Nous allons voir dans cet article ce qu'est un second cerveau, ce qu'il peut apporter, et comment en faire un efficacement.

Les pouvoirs du second cerveau

Un second cerveau va agir comme une extension de votre mémoire. Le principe est de mettre à profit la technologie en notant tout ce que l'on apprend dans une application de note.


Il convient donc de prendre régulièrement des notes. Le choix de l'application ne doit pas être fait à la légère et sera détaillé plus tard dans l'article.

A quoi ça sert ?

Un second cerveau va apporter de nombreux avantages à votre vous du futur.

  1. Améliorer ses connaissances dans le temps

"Turn the passage of time into your friend instead of your ennemy"

- Tiago Forte, Building a second brain

  1. Décharger son cerveau pour avoir d'autres pensées, comme des idées de projets par exemple. Cela entraîne une certaine sérénité, car il n'y a plus besoin de s'encombrer le cerveau avec des informations que nous n'avons plus besoin (pour le moment !).
  2. Ne plus avoir peur d'oublier.
  3. Avoir davantage de connaissances, le téléphone a une très bonne mémoire.
  4. Une pratique qui se reflète sur la vie de tous les jours, on devient mieux organisé, on explique mieux les choses. En effet, prendre des notes tous les jours entraîne notre cerveau à synthétiser ses connaissances, ce qui est une étape dans l'apprentissage.

Prendre des notes efficacement avec la méthode CODE

Cela peut paraître anodin, mais il faut savoir quoi noter et quand, sinon on se retrouve avec de tout et n'importe quoi, n'importe où. Le but n'est pas d'avoir un mini Google.


Pour vous rendre compte de l'importance de bien prendre des notes, je vous propose un petit jeu. Sortez une note sur votre téléphone, un bout de papier, un Word, n'importe. Prenez des notes la partie Capture. Lorsque vous aurez terminé cet article, revenez sur cette partie et reprenez des notes en suivant tous les conseils que vous avez appris. Admirez la différence entre vos 2 notes !


La méthode CODE (Capture, Organize, Distill, Express) permet de prendre efficacement des notes, suivez le guide 🗺.

Capture

"Keep only what's resonate"

- Tiagor Forte, Building a second brain


Il faut s’entraîner à capturer une information qui résonne en nous. Si vous avez le sentiment que ce que vous venez de lire ou d'entendre pourra être utile, notez cette donnée tant qu'elle est encore fraîche.

De plus, noter ce qui résonne en nous permet d'apprendre à mieux se connaître et à mieux cerner son intuition, il y a donc un effet sur la vie quotidienne.

Ce que je dois garder

L'information peut venir de n'importe où : d'une vidéo Youtube, d'un livre, de votre chapeau, d'un blog, d'une discussion, de la radio, etc.... Il faut savoir quoi garder, sinon on se retrouve avec de tout et n'importe quoi. Premièrement, il ne faut pas tout noter au mot près. Par exemple, si vous regardez une vidéo et recopiez mot-à-mot, 2 choses terribles vont se passer :

  • Vous ne reformulez pas, donc vous n'assimilez pas l'information.
  • Vous perdez du temps, pourquoi ne pas simplement mettre le lien de la vidéo/article ?

Quand vous notez, il est important de garder à l'esprit que vous écrivez à votre vous du futur, vous ne savez pas ce qui l’intéressera.

Il faut synthétiser, car lorsque vous rechercherez une information dans vos notes, vous voulez aller vite (sinon vous seriez allé sur Internet).

Pensez néanmoins à sourcer vos notes, cela permet de pouvoir revenir dessus et la compléter rapidement si vous avez besoin de plus d'informations dans le futur.

Éviter de trop noter

On a vu qu'il fallait à tout prix synthétiser tout en gardant un minimum de précision, pour trouver cet équilibre, j'utilise cette technique qui marche plutôt bien :

Si vous regardez une vidéo, faites des pauses notes à 5 minutes d'intervalles pour vous forcer à vous remémorer ce que vous avez vu/entendu. Naturellement, il ressortira l'essentiel et ce qui vous a marqué. Vous pouvez répliquer cette règle de 5 minutes pour des blogs, des livres, etc...

Les questions à se poser

Lorsque vous avez une information, il faut se poser ces 4 questions afin de pouvoir juger si une donnée à sa place dans votre second cerveau :

  • Est-ce que c'est inspirant ?
  • Est-ce que c'est utile ? Dans le présent ou le futur.
  • Est-ce que c'est personnel ? Personne n'aura accès à votre second cerveau, si cette donnée doit être partagée, il vaut mieux réfléchir à un google drive par exemple.
  • Est-ce que c'est surprenant ? Ne pas garder ce que l'on sais déjà.

Gardez à l'esprit cette phrase :

"Plus vous êtes économique êtes en termes de mots, moins vous passerez de temps et d'effort pour retrouver l'information dans le futur".

Organize

Cette partie est vraiment très importante pour poser de bonnes bases dans l'architecture de vos notes. Le problème avec les applications de notes basiques, c'est qu'il faut classer ses notes par dossier, vous allez voir pourquoi et comment régler ce problème.

Tisser du lien

Prenons l'exemple d'une prise de note traditionnel pour montrer sa limite :

J'ai une note 'jogging', je vais la ranger dans un dossier 'sport', en effet le jogging c'est du sport.

Supposons que je commence à faire attention à ma ligne et que je fais un dossier 'perte de poids', je ne pourrai pas y insérer ma note sur le jogging (car elle est déjà dans le dossier sport).

Or, le jogging permet de perdre du poids. Je devrais faire un choix et la note finira probablement aux oubliettes.


L'exemple précédent montre la limite qu'à une architecture par dossier, ce que je vais vous présenter permet d'éviter ce problème. La solution est le lien !


Toujours dans notre exemple de jogging, cette note aura dans son en-tête les notes qui lui sont liées, donc ici ça serait sport et perte de poids. Il est donc possible de lier une note à plusieurs thèmes. Pour ceux qui sont visuels, voici à quoi cela peut ressembler :

En-tête de l'une de mes notes sur obsidian
En-tête de l'une de mes notes sur obsidian

Quand vous aurez plusieurs notes, il est possible de générer un graphique montrant les liens entre chaque note, ce qui permet de les retrouver facilement :

La vue graphique sur obsidian pour afficher son Second Cerveau
La vue graphique sur obsidian pour afficher son Second Cerveau

Cette technique de lien peut ne paraître qu'un détail, mais je vous garantis que sur quelques mois vous allez déjà perdre des notes, vous allez en oublier l'existence. L'architecture par lien est plus flexible, ce qui implique d'avoir une grande rigueur. Pour bien architecturer ses notes, je vous conseille la méthode PARA.

Architecturer ses notes avec la méthode PARA

La méthode PARA (Projet, Area, Ressource, Archive) permet de trier une note en fonction de son actionnabilité, et non pas en fonction de son type.

Architecturer les notes par type peut paraître intuitif, mais c'est en réalité contre-productif. Vous triez déjà par actionnabilité certaines choses naturellement, vous ne me croyez pas ? Et votre cuisine alors ?


Il y a très peu de chances que vous ayez une boite à fruit, une à légume, une à viande, etc... À la place, vous stockez les fruits frais dans le frigo, les fruits secs dans un placard, les fruits périmés à la poubelle, etc... Pourtant, ce sont tous des fruits !

Vous allez suivre le même principe avec vos notes, la méthode PARA est là pour vous aider.

Projets

Ce sont tous les travaux à court terme. Comme son nom l'indique, cela peut être un projet, une formation, planifier des vacances, une liste d'achats, etc...

Area

C'est un thème, il dure sur le long terme et sera toujours vrai. Les notes de ce dossier n'ont pas de fin, pas d'objectifs.

Voici un exemple d'où vous pouvez mettre les notes :

ProjectArea
Perdre 10 kgSanté - Sport
Écrire un livre Ecriture
Garder 3 mois de dépensesFinances
Faire un marathonSport

Une area peut être liée à un projet, aujourd'hui ou demain.

Ressources

Mettez dans ce dossier des sujets intéressants pour des futurs projets.

Archive

Ce sont les notes inactives. On peut y ajouter des projets terminés, des areas devenues inutiles ou des captures d'écrans, PDF, etc...


L'archive permet de ne pas encombrer les 3 précédents dossiers tout en gardant les notes au cas où.


On peut l'assimiler à un garage, on y met des objets qui ne servent plus au cas où on les réutiliserait plus tard. L'avantage, c'est que nous avons stockage quasi-infini.

Conclusion PARA

Pour savoir dans quel dossier où mettre une note, posez-vous ces questions dans cet ordre :

  1. Est-ce que c'est un projet ? Projets
  2. Sinon est ce que c'est un thème toujours vrai ? Area
  3. Sinon est ce que c'est une ressource ? Ressource
  4. Sinon archive

Plus la note est haute plus on aura de chance de tomber dessus.


Voici à quoi ressemble les 4 premiers dossiers de mon second cerveau, à noter que j'ai rajouté 'Inbox', ce sont les notes en cours de création.

Les 5 dossiers racines de mon Second Cerveau
Les 5 dossiers racines de mon Second Cerveau

Distill

Le principe est de lier les thèmes, car une même note pourrait donner des liens sur plusieurs thèmes. Gardez en tête l'exemple de la note 'footing' qui se lie au thème du sport mais aussi à la perte de poids.

Résumez !

Les notes que vous écrivez seront relues par votre vous du futur, vous n'aurez pas forcément le temps de tout relire pour comprendre le contenu de la note.

Pour cela, il est conseillé de faire un résumé tout en haut de la note, vous verrez d'un coup d'oeil si vous êtes au bon endroit.

La synthèse progressive, une technique simple mais redoutable

Vous avez déjà dû entendre ça à l'école : 'surligner les mots importants'. Pour ma part, je n'avais pas plus de conseils et n'en voyais pas l'utililté. Je vais vous expliquer en détail ce principe.

Qu'est ce que c'est

La méthode consiste à repasser 3 fois sur votre note une fois qu'elle est terminée.

  1. Reformulez les phrases, corrigez les fautes, aérez le texte, faites des paragraphes, détaillez si besoin. Bref, écrivez correctement, cela vous donnera plus envie de relire la note plus tard. De plus, cela vous entraîne à faire moins de fautes de Français.
  2. Mettre en gras au maximum 20% de votre contenu, sélectionnez de courtes phrases qui résument bien un paragraphe. Le but de cette étape est d'éclaircir les idées intéressantes parmi celles moins utiles.
  3. Surlignez les mots-clés importants parmi ceux que vous avez mis en gras précédemment. Une fois de plus, les mots surlignés ne doivent pas dépasser 20% du contenu en gras.
Que mettre en évidence ?

Ne réfléchissez pas trop, il n'y a pas de bonnes ou mauvaises réponses, il faut mettre en évidence ce qui résonne en vous, écoutez votre intuition et foncez, vous gagnerez du temps et de la qualité.


Pour finir, n'hésitez pas à changer votre note si vous retournez dessus quelque temps après.

À quoi ça sert ?
Retrouver rapidement

Par exemple, si vous voulez connaitre le temps nécessaire de course pour perdre 600kcal, vous allez aller sur votre note 'jogging'.

Si la phrase '1h de course consomme 600kcal' est en gras, il vous faudra seulement 2 secondes pour retrouver l'information.

Dans le cas contraire, vous allez devoir relire chaque titre pour trouver le paragraphe intéressant, puis lire ce dernier pour retrouver la donnée.

Apprendre

Le fait de relire 3 fois la note n'est pas très long, pourtant votre cerveau va commencer à l'apprendre. Vous allez réfléchir au thème d'un paragraphe, reformuler, etc...

Améliorer son langage

Faire 3 relectures vous permettra de détecter des erreurs de Français, vous vous rendrez compte que votre niveau à l'écrit s'améliorera. Vous corrigez sans cesse et lisez votre propre contenu, de quoi s'améliorer et en être fier.


La synthèse progressive ne s'arrête pas qu'à vos notes, elle peut s'implémenter sur n'importe quels documents, voici quelques idées :

  • Vos cours si vous êtes étudiant, vous retiendrez plus facilement les mots importants, le reste découlera.
  • Vos comptes-rendus, ils seront plus faciles à lire.
  • En gros, à tous vos documents écrit, vous avez sûrement dû remarquer que cet article est synthétisé progressivement.

Express

"Until you do it's only theory"

- Tiago Forte, Building a second brain


Cette citation signifie que tant que vous ne pratiquez pas ce que vous avez appris, cela reste de la théorie, et on sait tous où va la théorie que nous ne manipulons pas (vous souvenez-vous de vos cours de trigonométrie et de l'histoire de la Chine ?).

En parler

Si vous apprenez quelque chose qui peut vous changer ou vous aider, pourquoi ne pas en parler à vos proches ? Il y a plusieurs points positifs à cela :

  • Aider les autres, quoi de plus satisfaisant qu'avoir la conviction qu'on a permis à quelqu'un de s'élever là où il est maintenant ?
  • Améliorer votre propre connaissance, le fait de reformuler ce que vous avez appris va une fois de plus vous faire apprendre ce que vous avez noté. Vous pouvez vous rendre compte que vous avez des trous, vous aurez toujours la possibilité de retourner sur la note pour la relire, plus besoin d'avoir peur d'oublier !
  • Découvrir vos proches, qui vous dit que cette personne ne connaît pas déjà ce que vous voulez lui partager, et en mieux ? Elle a peut-être des sources à vous conseiller.

Pratiquer

Soyez confronté à votre note régulièrement pour la garder dans un coin de votre tête. Par exemple, si vous avez une note sur la perte de poids, faites un régime (c'était le but à la base non ?). Vous serez alors confronté quotidiennement à la perte de poids :

  • Tenir mentalement
  • Quoi manger ?
  • Calcul de calories
  • Sport
  • etc...

Vous ne retiendrez pas tout en détail dès le début, revenez sur la note et relisez là si vous avez un trou.

Mon exemple

Je suis confronté à la prise de note tous les jours, j'apprends des choses que je note dans mon second cerveau intuitivement, mais au début cela me prenait du temps.

Je relisais plusieurs fois ma note pour bien savoir quoi noter, quoi éviter, comment bien architecturer mon second cerveau, etc... À force, c'est devenu intuitif. La théorie notée est devenu une expérience.


Cet article a été écrit en seulement quelques heures, pourtant, le livre 'Building a second brain' fais plusieurs centaines de pages. Toute la théorie que je vous partage ici provient de ma note. J'aurai été incapable d'être aussi précis autrement.

À force, c'est devenu une partie de moi.


C'est ça que vous devez chercher, transformez votre théorie en pratique pour assimiler l'information.

Les applications

Maintenant que vous savez comment bien prendre des notes, il vous faut un outil capable de gérer ces notes efficacement et facilement.


J'en connais 2 qui permettent de faire cela, avec une préférence pour une. Je décrirai les points positifs et négatifs de chacun pour que vous puissiez choisir l'application qui vous correspond le mieux.

Notion

Notion est une application gratuite qui s'adapte sur mobile et ordinateur.

Points positifsPoints négatifs
Facile à utiliser (similaire à Word)Nécessite internet
Synchronisation automatique avec vos appareilsDépendance
Possibilité de partage avec d'autres utilisateurs

Dans les points négatifs, j'ai précisé 'dépendance'. Toutes vos notes sont stockées chez Notion, vous n'avez pas la main sur vos données.

Autrement dit, si Notion met la clé sous la porte, vous perdez tout. C'est pour cela que je ne la recommande pas si vous voyez que vos notes commencent à se multiplier. La seconde option, Obsidian, corrige ce problème.

Notion reste tout-de-même très simple à utiliser et intuitif.

Obsidian

Obsidian est une application gratuite qui s'adapte sur mobile et ordinateur.

Points positifsPoints négatifs
Utilisation intuitive et rapidePas de partage de notes
Aucune dépendanceUn sychronisation payante
Utilisable sans internetUne syntaxe à apprendre
De nombreuses extensions

Les notes d'Obsidian sont stockées sur votre téléphone (ou ordinateur). Sans rentrer dans les détails, Obsidian utilise un format de note très répandu, appelé le markdown, c'est le .docx de la note.


De ce fait, si Obsidian ferme boutique, vous pourrez tout de même récupérer vos notes pour les utiliser sur un autre logiciel qui lit les fichiers markdowns (.md).

Cet avantage en fait aussi un inconvénient, vos notes sont stockées sur votre machine, cela devient plus compliqué si vous souhaitez les synchroniser avec vos appareils (ordinateur + téléphone par exemple).

Synchronisation

Obsidian propose un abonnement de 10€ par mois pour synchroniser vos notes, ce qui en fait un coût important sur le long terme. Néanmoins il existe des solutions gratuites :

  • Synchroniser vos notes grâce à Apple iCloud. C'est la solution la plus simple et pratique si vous avec un Apple. Sinon lisez la suite.

  • Utiliser git, dans les points positifs, j'ai parlé de nombreuses extensions. L'une d'entres elles est git, il permet de stocker vos notes sur github et ainsi les récupérer sur votre autre appareil. Je n'ai pas poussé le sujet plus loin car je n'ai pas adopté cette solution, si cela vous intéresse vous pouvez creuser en partant de ça. Voici quelques liens pour démarrer :

  • Synchroniser avec votre cloud personnel, c'est ce que je fais. J'ai un petit boitier qui coûte dans les 40-50€ d'occasion, une raspberry-pi pour les connaisseurs, il me sert de serveur. C'est lui qui récupère mes notes et les partages à mes appareils. Tout est automatisé mais un peu complexe à mettre en place, si vous souhaitez plus de détail là dessus, faites-moi le savoir et je pourrai rédiger un article là-dessus.

  • Vous envoyer vos propres notes, puisqu'elles sont sur votre appareil, vous pouvez les récupérer, les envoyer par mail et les mettre sur votre autre appareil. Je vous le concède ce n'est pas pratique, mais c'est une solution de dernier recours.

Sauvegarder

Si vous n'avez pas de système de synchronisation, n'hésitez pas à récupérer régulièrement vos notes (en vous envoyant un mail par exemple), de cette façon si vous perdez votre téléphone, vous aurez une sauvegarde ailleurs.


Pour bien choisir votre application, demandez-vous si vous êtes prêt à prendre le risque (il reste proche de 0, je vous l'avoue) de perdre 1 - 5 - 20 ans de notes. Si oui, prenez notion. Or si vous ne laissez rien au hasard et préférez la sûreté, vous pouvez choisir Obsidian, cela sera alors à vous de bien sauvegarder vos notes.

Pesez le pour et le contre, faites des recherches complémentaires si jamais, testez les 2 applications et faites un choix. Ce n'est pas irréversible rassurez-vous.

A suivre...

Il me reste 3 parties à développer :

  • L'utilisation d'Obsidian pour son second cerveau ainsi que des conseils pour mieux l'utiliser.
  • Des techniques de gestion d'un projet (perso ou non) afin d'être plus efficace en les combinant avec votre second cerveau.
  • La maintenance de votre second cerveau afin de le garder le plus propre et fonctionnel possible.

N'hésitez pas à faire des retours pour que je puisse savoir si un détails de ces 3 points peut vous intéresser.

Si vous souhaitez avoir la même source que moi, je vous conseille de lire ce livre de Tiago Forte :

Merci d'avoir lu cet article, n'hésitez pas à laisser un commentaire 😊.

Luc Gireaud Freelance

Luc Gireaud

Développeur web et mobile

Je développe des applications web et mobiles 100% sur-mesure pour les entreprises et entrepreneurs.

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